নথি অ্যাপ্লিকেশনের আপডেট/রিলিজ নোটসমূহ

 ১। সিস্টেমে অধিক নিরাপত্তা নিশ্চিতকরনের লক্ষ্যে নতুন তৈরিকৃত ইউজার আইডি থেকে প্রথমবার লগইনে OTP system যুক্ত করা হয়েছে। নতুন ইউজারের মোবাইল এবং ই-ইমেলে ৬ ডিজিটের একটি পিন কোড প্রেরণ করা হবে। উক্ত পিন কোডটি প্রোফাইলের পাসওয়ার্ড অপশনে প্রদান করে ইউজার তার নিজস্ব পাসওয়ার্ড সেট করতে পারবেন।
 ২। প্রোফাইল ব্যবস্থাপনাতে ইউজারের কর্মইতিহাস যোগ করা হয়েছে যেখানে ই-নথিতে অর্ন্তভুক্তির শুরু থেকে যেসকল পদবিতে ইউজার দায়িত্ব পালন করেছেন তার সময়কাল উল্লেখ থাকবে।
৩) শাখা অনারবোর্ড যুক্ত করা হয়েছে। অফিস এডমিনের আইডি থেকে প্রত্যেক শাখার জন্য একটি করে অনারবোর্ড তৈরি করা যাবে যা ঐ শাখার সকল ব্যবহারকারী হোম পেইজের বামদিকের মেন্যুতে দেখতে পাবেন।
 ৪) নথিতে একাধিক অনুচ্ছেদ থাকলে অনুচ্ছেদ ভিউ এসেনডিং ডিসেনডিং (উপর/নিচ) দেখার ব্যবস্থা করা যাবে।
৫) সচিবালয়ের নির্দেশমালা অনুযায়ী নথির ধরণ ও কোড (সচিবালয় নির্দেশমালা ২০১৪ এর ৭৩নং পেইজ) নথির ধরণ তৈরির পেইজে দেখার ব্যবস্থা করা হয়েছে।
 ৬) শাখার নাম বড় হলে মেন্যুবারের ডাক/নথি/ড্যাশবোর্ড/রিপোর্ট/দপ্তর মডিউলের এর কিছু অংশ ড্রপ-ডাউন এ ওপেন হবে।
৭) খসড়া পত্রে প্রাপক ও অনুলিপি বাছাই এর সময় একটা শাখার সকল ইউজারকে একসাথে বাছাই করার অপশন যুক্ত করা হয়েছে।
 ৮) গার্ড ফাইলে একাধিক পৃষ্ঠা এক সাথে যুক্ত করার ব্যবস্থা করা হয়েছে।
 ৯) দপ্তর বাটন থেকে ইউজার এর সহযোগিতা ছাড়ায় অফিস এডমিন প্রতিকল্প বা ছুটি দেওয়ার ব্যবস্থা করতে পারবেন।
 ১০) প্রোফাইল তথ্য এডিট এর সময় নাম, জন্ম তারিখ ও জাতীয় পরিচয়পত্র নাম্বার ব্লক করা হয়েছে। এগুলো পরিবর্তন করতে চাইলে সাপোর্ট টিম এর সহযোগিতা নিতে হবে।
১১) পদবি রিলিজ এর সময় পেন্ডিং কার্যক্রম স্থানান্তর বন্ধ করা হয়েছে। ১২) যার ইউজার আইডি দিয়ে ডাক আপলোড করা হবে ডাক রশিদে (প্রাপ্তিস্বীকার পত্রে) তাঁর স্বাক্ষর পড়বে।

                                                                                                  (২৭, অক্টোবর- ২০১৮)

  1. এখন থেকে নোটাংশ ও পত্রজারি খসড়া আটো সেভ হবে। 
  2. প্রতিবেদন ও পরিদর্শন প্রতিবেদন টেম্পলেট নথি সিস্টেমে এ সংযুক্ত করা হয়েছে।
  3. কোনো পত্র যদি ক্লোন করা হয় তাহলে পত্রটি ক্লোন করা হয়েছে বোঝানোর জন্য খসড়ার উপরে নতুন আইকন যুক্ত করা হয়েছে।  
  4. পদবি ট্রান্সফার এর সময় শুধু উক্ত পদবীর পেন্ডিং নয়, সকল নোট (উক্ত পদবীর) ট্রান্সফার এর ব্যবস্থা করা হয়েছে। 
  5. আর্কাইভড নথি নিবন্ধন বহিতে অন্তর্ভূক্ত করা হয়েছে।
  6. মোবাইল অ্যাপ দিয়ে ডাক সিল অ্যাড করার ব্যবস্থা করা হয়েছে।
  7. মোবাইল অ্যাপ দিয়ে ডাক সিল ডিলিট করার ব্যবস্থা করা হয়েছে।
  8.  অফিস কার্যক্রম বিবরণী - মেন্যুতে অফিসসমূহের রিপোর্ট সময় ব্যাবধান দিয়ে বের করে, সকল অফিস তুলনা করে প্রতিবেদন বের করার ও এক্সপোর্ট করার অপশন দেয়া হয়েছে।
  9. পত্রজারি হেডার ব্যানার ফুল প্রস্থ করা হয়েছে।
  10. নথি/নতুন নোট/ অনুমতি সংশোধনের সময় অন্যান্য অফিসে পারমিশন দিতে গিয়ে সমস্যা হলে ইউজারকে জানানোর ব্যবস্থা করা হয়েছে।
  11.  নথিতে বামদিকের ‘নথি সেটিংস’ ট্যাব থেকে ইউজার যেকোনো নথিতে অনুমতি প্রদান ও নথি হতে অনুমতি প্রত্যাহার করতে পারবে। 
  12. পুরনো খসড়া পএের ক্ষেএে খসড়ার তারিখ পত্রজারির সময় পরিবর্তন করার ব্যবস্থা করা হয়েছে। 
  13. এখন থেকে মাষ্টার ফাইল থেকে পত্র পোর্টালে পাবলিশ এর সময় পত্রের সংযুক্তি সহ পাবলিশ করতে পারবে।
  14.  দাপ্তরিক ডাক আপলোডে স্মারক নম্বর ফিল্ডটি বাধ্যতামূলক করা হয়েছে।
  15. দাপ্তরিক ও নাগরিক ডাক আপলোড পেইজের নিচে “সংরক্ষণ এবং প্রেরণ” বাটনের নাম পরিবর্তন করে “প্রেরণ” করা হয়েছে।
  16. দাপ্তরিক ও নাগরিক ডাক আপলোড পেইজের নিচে “সংযুক্তি” এর পরিবর্তে “মূল ডাক ও সংযুক্তিসমূহ” করা হয়েছে।
  17. নথি লগইন পেইজে পাসওয়ার্ড ভিউ করার অপশন যুক্ত করা হয়েছে।
  18. দপ্তর বাটনে অফিস ভিত্তিক নথি বিবরণীতে একটি অফিসের মোট নথি সংখ্যা দেখানোর ব্যবস্থা করা হয়েছে।
  19. নথির বিষয়/নাম অনুচ্ছদের মত বড় করা হয়েছে।
  20. প্রিন্ট প্রিভিউ বাটন যেখানেই থাকুক ক্লিক করলে অটো ভিউ হবে।
  21. পত্রজারিগ্রুপ পেইজে পেজিনেশন এবং সার্চ অপশন যুক্ত করা হয়েছে। 
  22. নথি নিবন্ধন বহির প্রতিটি মেন্যুতে মোট কতটি তথ্য আছে দেখানো হবে। প্রতি পেজে পেজিনেশন ১ থেকে শুরু হয় যা পূর্বের পেজের ক্রমের এর সাথে ১ যোগ করা হয়েছে।
  23. দাপ্তরিক ও নাগরিক ডাক আপলোড পেইজের নিচে সংযুক্তিগুলোর পাশে রেডিও বাটন থাকবে মূল পত্র বাছাই করুন নামে। 
  24.  সংযুক্তিগুলোর মধ্য যেটিকে মূল ডাক হিসেবে বাছাই করা হবে সেটার কাস্টম নাম স্বয়ংক্রিয়ভাবে “মূল ডাক” হবে।
  25. এছাড়া ইউজার নিজেও সংযুক্তির নাম দিতে পারবেন। 
  26. প্রোফাইল ব্যবস্থাপনাতে স্বাক্ষর ও প্রোফাইল চিত্র পরিবর্তনের জন্য কিছু উচ্চতা, প্রস্থ বাড়ানোর ব্যবস্থা করা হয়েছে।
  27. প্রেরিত নথি লিস্ট থেকে বিস্তারিত ভিউয়ে গেলে যদি সেই নোট নিজ ডেস্ক এ থাকে তবে মেসেজ দিবে। 
  28.  নথি প্রেরণের সময় অনুমতি সংশোধনের পরে নথি প্রাপক তালিকা অটো রিফ্রেশ করা হয়েছে।
  29. মোবাইল অ্যাপে ওয়েব এর মত নোট নিষ্পন্ন বাটন যুক্ত করা হয়েছে।
  30. মোবাইল অ্যাপে ওয়েব এর মত একাধিক ডাক সিলেক্ট করে প্রেরণ করার অপশন যুক্ত করা হয়েছে।
  31. পোর্টালে প্রকাশের সময় পত্রের বিষয় ব্যবহারকারী লিখে দিতে পারবে।
  32. এডমিন প্রতিকল্প অবস্থা থেকে বাতিল বাটনে ক্লিক করলে ইউজারের ছুটি বাতিল এবং বর্ধিত করতে চাইলে নতুন সময়সীমা নির্ধারণ করতে পারবে।
  33. এখন থেকে এডমিন প্রতিকল্প অবস্থা থেকে বাতিল বাটনে ক্লিক করলে ইউজারের ছুটি বাতিলের ব্যবস্থা করা হয়েছে।
  34. নোটের বিষয় এ আন্ডার লাইন দেয়ার ব্যবস্থা করা হয়েছে।
  35. নিবন্ধন বহি এবং প্রতিবেদনসমূহ এর রিপোর্টগুলোতে সরাসরি পিডিএফ ভিউ করার অপশন যুক্ত করা হয়েছে।

                                                                                                  (২৭, অক্টোবর- ২০১৮)

১। নথি ব্যবহারকারী তাঁর কাছে কতগুলো পত্রজারি পেন্ডিং আছে সিস্টেমের সাবমেনূ “পত্রজারি পেন্ডিং” বাটনে দেখতে পারবেন। রিফ্রেশ বাটনে ক্লিক করে পুনরায় পেন্ডিং পত্র প্রেরণ হয়ে যাবে।
 
 ২। নথি ব্যবহারকারী অফিসের পত্রজারি হেডিং এর ব্যানার ‘দপ্তর’ বাটনে গিয়ে সিস্টেমে সংযুক্ত করলে সকল পত্রজারির হেডিং-এ এই ব্যানার চলে আসবে।
 
 ৩। জেলা প্রশাসকের কার্যালয়ের এডমিন আইডি থেকে ঐ জেলার সকল জেলা পর্যায়ের অফিসের রিপোর্ট বের করা যাবে।
 
 (দপ্তর> রিপোর্ট > জেলা অফিসসমূহের কার্যক্রম বিবরণী)
 
 ৪। মন্ত্রিপরিষদ বিভাগের নির্দেশনা অনুযায়ী ০১ জুলাই ২০১৮ তারিখ থেকে ই-নথি ব্যবহারকারী অফিসসমূহের রিপোর্ট নিম্নবর্ণিত মান অনুযায়ী প্রস্তুত করা হবে।
 
 বিষয় মান
 
 ক) ডাক থেকে সৃজিত নোট -২০
 
 খ) নোটে নিষ্পন্ন- ১০
 
 গ) আন্তঃ সিস্টেমে পত্রজারিতে নিষ্পন্ন নোট- ৪৫
 
 ঘ) ইমেল ও অন্যান্য মাধ্যমে পত্রজারিতে নিষ্পন্ন নোট -২৫

( এপ্রিল-১০২০১৮)

১। পত্র প্রেরণের সময় মোবাইল নম্বরে মেসেজ দেওয়ার অপসন তৈরি করা হয়েছে। এই ক্ষেত্রে পত্রের খসড়া তৈরির সময় প্রাপকের মোবাইল নম্বর দিয়ে সংশ্লিষ্ঠ মেসেজ দেওয়া যাবে। প্রাপক ই-মেইলে সংশ্লিষ্ট পত্রটি এবং মোবাইলে মেসেজ যাবে। 

২। বাংলা বানান নিরীক্ষক (Spell Checker) অর্ন্তভূক্ত করা হয়েছে। কোন শব্দের বানান নিরীক্ষা করতে হলেসংশ্লিষ্ট শব্দের উপর কার্সর রেখে ডান বাটন ক্লিক করলে সিস্টেম ইউজারকে সঠিক শব্দটি সাজেশন দিবে। 

৩। নথি সংক্রান্ত মাসিক ও পাক্ষিক রিপোর্ট নথির লগইন পেজ এ পাওয়া যাবে। 

৪। গুগল ক্রোম ব্রাউজার ছাড়া অন্য ব্রাউজারে লগ ইন করতে গেলে সিস্টেম ইউজারকে বাধা দিবে। 

৫। দপ্তর বাটন থেকে ইউজারের ছুটিকালীন প্রতিকল্প হিসেবে একাধিক কর্মচারীকে যুক্ত করা যাবে। সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার প্রোফাইল ব্যবস্থপনায় গিয়ে ছূটির মেয়াদ নির্ধারণ করে দিলে সংশ্লিষ্ট কর্মকর্তার পদটি ছুটিকালীন সময়ের জন্য প্রতিকল্প কর্মকর্তার কাছে চলে যাবে। 

৬। ইংরেজিতে পত্রজারির জন্য “অফিস স্মারকপ্রজ্ঞাপন এবং অফিস আদেশ” পত্রসমূহের ইংরেজি টেমপ্লেট যুক্ত করা হয়েছে। 

৭। নিজে ডাক আপলোড করে প্রেরণ করে “প্রেরিত ডাক” অপশনে গিয়ে সেই ডাক পুনরায় ফেরত আনা হলে আগত ডাকে সংশ্লিষ্ট ডাকটি দেখা যাবে এবং ডাকটি পুনরায় প্রেরণ করা যাবে। 

৮। পত্রের খসড়া অনুমোদনের তারিখ যেদিন হবে অনুমোদকারীর স্বাক্ষরের নিচে সেই তারিখ বসবে। 

৯। অতিরিক্ত দায়িত্বপ্রাপ্ত কর্মকর্তার ক্ষেত্রে পত্রের খসড়া তৈরির সময় নামের পাশে অতিরিক্ত দায়িত্ব এডিট করে সংরক্ষন করলে অতিরিক্ত দায়িত্ব লেখা থাকবে না।

                                                                                                                               জানুয়ারী ২৩, ২০১৮

১। নথির নোট সীট এবং পত্রের খসড়া তৈরির সময় বাংলা বানান সঠিক হয়েছে কিনা তা যাচাই করার জন্য বাংলা ডিকশনারি অন্তর্ভুক্ত করা হয়েছে: এই ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট শব্দটি সিলেক্ট করে কারসরে রাইট ক্লিক করলে সম্ভাব্য অন্যান্য শব্দগুলো দেখাবে।
২। নথির নম্বর পরিবর্তন করা যায়: এই সুবিধাটি শুধু অফিস এডমিন পাবে। অফিস এডমিন দপ্তর বাটনে ক্লিক করার পর সেটিং-এ “ নথির তথ্য সংশোধন” বাটনে ক্লিক করে নথির শ্রেণি, শাখা কোড, ধরনের কোড, নথি নম্বর এবং নথির সাল পরিবর্তন করা যাবে। তবে নথির প্রথম আট ডিজিট পরিবর্তন করা প্রয়োজন হলে সুপার এডমিনকে (এটুআই) বলতে হবে।
৩। নথি আর্কাইভ: একটি নথির মেয়াদ (নথির নির্ধারিত শ্রেণি অনুযায়ী) উত্তীর্ণের সময়ের একমাস পূর্বেই ব্যবহারকারীকে নোটিফিকেশন দিবে। এই ক্ষেত্রে ব্যবহারকারী অফিস এডমিনের সহয়তায় নথির শ্রেণি পরিবর্তন করতে পারবে। অন্যতায় নির্ধারিত সময়ের পর উক্ত নথিতে আর কাজ করা যাবে না। তখন নথিটি আর্কাইভ করতে হবে। আর্কাইভ করলেও নথিটি দেখা যাবে।
৪। নথির নোটাংশে এবং পত্রাংশে অনুসন্ধান (সার্চ) অপসন: নথির নোটাংশের উপরে নোটের বিষয় দিয়ে সংশ্লিষ্ট নোট এবং পত্রাংশের উপরে পত্রের বিষয় দিয়ে সংশ্লিষ্ট পত্র অনুসন্ধান (সার্চ) করা যায়।
৫। “সকল নথি”-র তালিকা হতে কোন নথিতে ক্লিক করলে ঐ নথির সকল নোটগুলো দেখাবে এবং ঐ তালিকা থেকে কোন নোটের বিষয়ের বিস্তারিত বাটনে ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট নোটটি ওপেন হবে। কিন্তু সকল নোটে ক্লিক করলে সকল নোট ওপেন হবে।
৬। অফিস এডমিন শাখার নাম "English" এ এন্ট্রি করতে পারবে।
৭। দপ্তর অপশনটি ইউজারের সাথে নয় পদের সাথে যুক্ত করা হয়েছে। অথ্যাৎ অফিস এডমিন নিদ্রিষ্ট পদে এসাইন করা হয়। ঐ পদে যাকেই এসাইন করা হবে তিনি এডমিন অপসন পাবে। তবে সুপার এডমিন (এটুআই) কে অনুরোধ করে অফিস এডমিন পরিবর্তন করা যাবে।
৮। কোন ব্যবহারকারীকে দায়িত্ব থেকে অব্যহতি দেয়ার পর সেই পদবীতে নতুন কোন ব্যবহারকারীকে এসাইন করার সময় সংশ্লিষ্ট পদবীর উপর মাউস রাখলে হোভারে পূর্ববর্তী ব্যবহারকারীর নাম দেখাবে।
৯। আপলোডকৃত ডাক পিডিএফ হলেও পৃষ্ঠাঙ্খন (এন্ডোসমেন্ট) বাটনে ক্লিক করে পৃষ্ঠাঙ্খন করা যাবে।
১০। ডাক আপলোড, নোটসীট এবং খসড়া পত্রের upload কৃত সংযুক্ত ফাইলের সাইজ সর্বোচ্চ 20MB করা হয়েছে।
১১। অফিস এডমিন ১০ ডিজিটের এনআইডি নম্বর দিয়ে আইডি খুলতে পারবে, তবে ইনএক্টিভ অবস্থায় থাকবে । উক্ত আইডি এক্টিভ করার জন্য সুপার এডমিন (এটুআই) কে অনুরোধ করতে হবে।
Android Apps-এর সর্বশেষ আপডেটসমূহ:
১। মোবাইল অ্যাপে ড্যাশবোর্ড মেন্যু যুক্ত করা হয়েছে।
২। ওয়েবের মত মোবাইল অ্যাপেও ‘আপনার জিজ্ঞাসা’ অপশনটি যুক্ত করা হয়েছে।
৩। মোবাইল অ্যাপে আগত ডাক ও প্রেরিত ডাকের তালিকায় ডাকের বিষয় দিয়ে এবং আগত নথি ও প্রেরিত নথি তালিকায় নথি বিষয় দিয়ে অনুসন্ধান (সার্চ) করা যাবে।

                                                                   নথি এন্ড্রয়েড এবং আইওএস অ্যাপসের সর্বশেষ আপডেটসমূহ: (নভেম্বর ১৫, ২০১৭)
                                
১) ডাক পাঠানোর সময় অনুলিপি (ট্যাগ করা) দেওয়া যাবে।
২) ব্যবহারকারী একটি ডাক সরাসরি নথিজাত করতে পারবে।
৩) আর্কাইভ যোগ্য ডাক আর্কাইভ করা যাবে।
৪) ব্যবহারকারী নিজ অফিসের অন্যান্য কর্মকর্তাদের নিকট ডাক প্রেরণের জন্য সিল তৈরি করতে পারবে।
৫) ডাক প্রেরণের জন্য সিন্ধান্ত লেখা যাবে।
৬) ব্যবহারকারী নথি প্রেরণের জন্য অন্য ব্যবহারকারীকে অনুমতি প্রদান করতে পারবে
৭) পত্রের খসড়া সংশোধন করা যাবে।

(সেপ্টেম্বর ২৩, ২০১৭)

১। ইংরেজি টেমপ্লেইট:

পত্রজারির খসড়া তৈরির জন্য সংশ্লিষ্ট টেমপ্লেইটে যাওয়ার পর পত্রজারির ভাষা “ইংরেজি” সিলেক্ট করতে হবে। এইক্ষেত্রে ইংরেজি টেমপ্লেইট এখন শুধু অফিস স্মারক পত্রের ক্ষেত্রে করা যাবে। দপ্তর বাটনে গিয়ে নথি সেটিং এর অফিস ভিত্তিক পত্রজারি হেডিং সংশোধন এ ইংরেজিতে তথ্য দিলে পত্রের হেডিং ইংরেজিতে অটো আসবে। তাছাড়া, প্রেরক, প্রাপক এবং অনুলিপি সিলেক্ট করলে সংশ্লিষ্ট তথ্য ইংরেজিতে না আসলে উক্ত তথ্য এডিট করে ইংরেজিতে দেয়া যাবে।

২। দৃষ্টি আকর্ষণ:

পত্রজারি করার সময় অনুমোদনকারী, প্রেরক, প্রাপক এবং অনুলিপি সেট করার মত পত্রের দৃষ্টি আকর্ষণও সেট করা যাবে।

৩। পৃষ্ঠান্কন বা Endorsement:

নথি সিস্টেমে আগত পত্রকে (পিডিএফ ছাড়া) নথিতে উপস্থাপন করার পর পত্রের উপরের বারে একটি লাল রঙের পৃষ্ঠান্কন বা Endorsement বাটন থাকবে। উক্ত বাটনে ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট পত্রটি পৃষ্ঠান্কন বা Endorsement করে জারি করা যাবে।

।Floara এডিটর:  

নোটসীট বা পত্রের খসড়া করার জন্য আগের এডিটরটি পরিবর্তন করে নতুন একটি এডিটর দেয়া হয়েছে।এই এডিটরটির সুবিধা হলো একই অনুচ্ছেদ বা পত্রে একই ফন্টের লেখা হবে এবং টেবিল কপি পেষ্ট করলে একই থাকবে।নোটসীটে লিংক করার বিভিন্ন ড্রপডাউনগুলো এই এডিটরে রয়েছে।প্রতিটি লিংকের উপর কারসর নিলে ঐ লিংকের কার্যক্রম দেখাবে।

৫। পত্রজারির পর জাতীয় তথ্য বাতায়নে আপলোড:

পত্রজারি করার পর সংশ্লিষ্ট পত্রটি জাতীয় তথ্য বাতায়নে আপলোড করা যাবে। এই ক্ষেত্রে পত্রজারির পর মাস্টার ফাইলে ক্লিক করে সংশ্লিষ্ট পত্রের উপরে “পোর্টালে প্রকাশ করুন” বাটনে ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট পত্রটি জাতীয় তথ্য বাতায়নে আপলোড হয়ে যাবে।

৬।ডাক নিজে আপলোড করে নিজে নথিতে উপস্থাপন করা যাবেঃ

ব্যবহারকারী নিজে ডাক আপলোড করার জন্য নিজের নামে সিল বানিয়ে নিজের কাছে প্রেরণ করা যায় এবং নথিতে উপস্থাপন করা যায়।

(আগস্ট ২২২০১৭)

১। নথি না দেখা পর্যন্ত ফেরত আনা যায়-
কোন নথি প্রেরণ করার পর না দেখা পর্যন্ত ঐ দিন রাত ১২.০০ ঘটিকার মধ্যে ফেরত আনা যাবে। এই ক্ষেত্রে নথি প্রেরণ করার পর প্রেরিত নথিতে গিয়ে “ নথি ফেরত আনুন” বাটনে ক্লিক করলে নথিটি ফেরত আসবে এবং এডিট করা যাবে।

২। প্রেরিত নথিতে জরুরি মার্ক করা যায়-

কোন নথি প্রেরণ করার সময় প্রাপক সিলেক্ট করার প্রেইজে “জরুরি” এসাইন করা যায়। এই ক্ষেত্রে প্রাপকের আগত নথিতে সংশ্লিষ্ট নথিটি লাল দেখাবে।

(জুলাই ২৫, ২০১৭)

১। একটি ডাক নথিজাত করার পর প্রয়োজনে আবারও নথিতে উপস্থাপন করা যায়:

ডাক মেনুতে ক্লিক করলে আগত ডাক, প্রেরিত ডাক এবং “অন্যান্য ডাক” ট্যাব পাওয়া যাবে। “অন্যান্য ডাক” ট্যাবের ড্রাপডাউনে “নথিজাতকৃত ডাক” লিংকে ক্লিক করলে নথিজাতকৃত ডাকগুলো পাওয়া যাবে। যে ডাকটি ফেরত আনতে চাই, সেই ডাকের বিস্তারিত বাটনে ক্লিক করলে ডাকটির বিস্তারিত দেখা যাবে এবং উপরে ডানে “ডাক ফেরত আনুন” বাটনে ক্লিক করলে ডাকটি আগত ডাকের ট্যাবে চলে আসবে। তখন ঐ ডাকটি নথিতে উপস্থাপন করা যাবে।
২। একটি ডাক আর্কাইভ করার পর প্রয়োজনে আবারও নথিতে উপস্থাপন করা যায়:

ডাক মেনুতে ক্লিক করলে আগত ডাক, প্রেরিত ডাক এবং “অন্যান্য ডাক”-এর ট্যাব পাওয়া যাবে। “অন্যান্য ডাক” ট্যাবের ড্রাপডাউনে “আর্কাইভকৃত ডাক” লিংকে ক্লিক করলে আর্কাইভকৃত ডাকগুলো পাওয়া যাবে। যে ডাকটি ফেরত আনতে চাই, সেই ডাকের বিস্তারিত বাটনে ক্লিক করলে ডাকটির বিস্তারিত দেখা যাবে এবং উপরে ডানে “ডাক ফেরত আনুন” বাটনে ক্লিক করলে ডাকটি আগত ডাকের ট্যাবে চলে আসবে। তখন ঐ ডাকটি নথিতে উপস্থাপন করা যাবে।

৩। খসড়া প্রত্রের প্রিভিউ:

এইক্ষেত্রে খসড়া প্রত্রের উপরে একটি প্রিভিউ বাটন থাকবে এবং এই বাটনে ক্লিক করলে পত্রের প্রিভিউ দেখা যাবে। প্রিভিউর উপরে বামে, ডানে, উপরে এবং নিছের মার্জিন সেট করা যায়।
৪। জারিকৃত পত্র ক্লোন (কপি) করা যাবে:

জারিকৃত পত্রের উপরে একটি ক্লোন বাটন থাকবে। এই ক্লোন বাটনে ক্লিক করলে জারিকৃত পত্রটি খসড়া পত্র হিসাবে চলে আসবে এবং এই খসড়া পত্রটি এডিট করে পুনরায় পত্রজারি করা যাবে। তাছাড়া, নথির পত্রাংশের উপরের বাটনে ক্লিক করলে মাস্টার ফাইলে জারিকৃত সকল পত্র পাওয়া যাবে। সংশ্লিষ্ট পত্রটির উপরে ক্লোন বাটনে ক্লিক করলে জারিকৃত পত্রটি সংশ্লিষ্ট নথির খসড়া পত্র হিসাবে পাওয়া যাবে।আবার মাস্টার ফাইলের সংরক্ষিত পত্রের উপরও “ক্লোন” বাটন থাকবে। এই ক্লোন বাটনে ক্লিক করলে নথির তালিকা আসবে। সংশ্লিষ্ট নথিতে ক্লিক করার পর পত্রের খসড়াসহ নথি খোলে যাবে।
৫। পত্রের খসড়া তৈরি করার জন্য পত্রের প্রাপক এবং অনুলিপি সিলেক্ট করার সময় পত্রজারিগ্রুপে ক্লিক করে গ্রুপের নাম সিলেক্ট করে গ্রুপের সবাইকে দেয়া যায় এবং গ্রুপ থেকে ভিন্ন ভিন্ন অফিসার সিলেক্ট করে ভিন্ন ভিন্ন অফিসারকেও পত্রের প্রাপক এবং অনুলিপি দেয়া যায়।
৬। ই-নথি সিস্টেমের রির্পোট তৈরি করার সময় পত্রজারির সংখ্যার পরিবর্তে পত্রজারির মাধ্যমে নোট নিষ্পত্তিকে গণনা করা হবে ( অথ্যাৎ একটি নোটে যদি ১০টি পত্রজারি হলেও ১টি নোট নিষ্পন্ন হবে।)।

                                                                                                                     (মার্চ ১৮, ২০১৭)

১।নথি প্রেরণের সময়অনুমতি সংশোধন’ বাটনটি প্রেরণের বক্স এর ভিতরে আনা হয়েছে। অর্থ্যাৎ বক্স এর একপাশে প্রাপকের তালিকা এবং অন্যপাশেঅনুমতি সংশোধন’ বাটনটি রয়েছে।
২।‘অনুমোদনকারী’ এরউপর কারসর্ নিলেস্বাক্ষরকারীলেখা দেখাবে।
৩।পত্র তৈরি করার সময় প্রাপক সিলেক্ট করলে প্রাপকের জায়গায় পদ আর অফিসের নাম আসতো, এখন শাখার নামও আসবে।
৪।পত্রজারি ব্যতিরেকে যদি নথি প্রেরণ করা হলে, ‘আপনি কি পত্রটিজারি না করে নথি পাঠাতে ইচ্ছুক? ’মেসেজ দিবে।
৫।নথি প্রেরণেরঅনুমতি সংশোধন’ করার পর বক্সটি অটো বন্ধ হয়ে যাবে।
৬।পত্রের খসড়া তৈরি করার সময় ফাইলে থাকা পত্রের সংযুক্তির সময় পত্রের উপর ডবল ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট পত্রটির প্রিভিউ দেখা যাবে।
৭।নথির নাম সংশোধনের অপশন যুক্ত করা হয়েছে। এই অপসনটি অফিস এডমিনের কাছে থাকবে। অফিস এডমিন দপ্তর বাটনে গিয়েনথি সেটি”> “নথির নাম সংশোধন” বাটন পাবে। এরপর শাখা নির্বাচন করে সংশ্লিষ্ট নথি সংশোধনের অপসন পাবে। এই ক্ষেত্রে সংশোধিত নথির নামলিখে সংরক্ষণ করতে হবে।
৮।“আপনার জিজ্ঞাসা” নামে একটি লিংন্ক লগইন পেইজে দেয়া হয়েছে। এখানে নথি সিস্টেম সর্ম্পকে অনেক প্রশ্নের উত্তর দেয়া আছে।